Como titular de un negocio, ofrecer una FSA (Flexible Spending Accounts, cuentas de gastos flexibles) a sus empleados puede ser una parte fundamental de su paquete de beneficios. Pero también significa que usted tiene la responsabilidad de garantizar que los empleados justifiquen de manera correcta sus reclamaciones. De lo contrario, podría ser responsable de fraude fiscal o de otros problemas financieros. Por eso es muy útil contar con un administrador de la FSA que pueda facilitar el proceso de justificación a sus empleados.
Estos son los motivos de la importancia de las pautas de justificación del IRS y las medidas que usted y sus empleados pueden tomar para cumplirlas.
¿Por qué es necesaria la justificación?
Ya que las FSA ofrecen beneficios fiscales tanto a los que emplean como a los empleados, el IRS exige pruebas de que los fondos de la FSA solo se destinan a gastos de servicios de salud elegibles.
La incorporación de las FSA a su paquete de beneficios es una buena decisión, ya que ofrecen una forma eficaz de separar dinero antes de los impuestos para utilizarlo en gastos de servicios de salud. Ahorra en impuestos FICA cuando los empleados forman parte de una FSA porque su participación reduce su salario imponible. Además, los fondos de sus contribuciones y los reembolsos de los gastos de servicios de salud elegibles no están sujetos a impuestos.
¿De qué manera le afectan a usted y a sus empleados los requisitos de justificación?
Como titular de un negocio, usted es responsable de que sus empleados cumplan con los requisitos de las regulaciones. Como las FSA son cuentas patrocinadas por los que emplean, es muy importante que usted cumpla con las regulaciones del IRS y proporcione la documentación adecuada para estar en cumplimiento. Si el IRS determina que su FSA no cumple o no cumplía con los requisitos de justificación, su FSA puede quedar descalificada. En algunos casos, el IRS podría considerar todos los reembolsos médicos de la FSA, incluyendo los que fueron justificados de forma correcta, como salarios imponibles y, por lo tanto, sujetos a los impuestos FICA y FUTA.
¿Cuáles son los requisitos del IRS para la justificación de la FSA?
Para reducir el riesgo como empleador y evitar problemas financieros, es importante elegir a un administrador tercero que le ayude a justificar las reclamaciones. Aunque las regulaciones del IRS establecen la documentación de los empleados, un administrador de FSA como los de First American Bank se asegurará de que todas las reclamaciones estén debidamente justificadas y presentadas. Para las FSA médicas, la documentación debe incluir:
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Fecha en la que se recibió el servicio, o se realizó la compra.
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Descripción del servicio o artículo comprado.
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Importe en dólares.
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Nombre del proveedor o de la tienda.
Una EOB (Explanation of Benefits, explicación de beneficios) suele contener la información requerida por el IRS.
¿Qué puede hacer First American Bank para simplificar la justificación?
First American Bank le brinda el apoyo necesario a usted y a sus empleados durante todo el proceso de justificación. Al abrir una FSA a través de los Health Account Services: Servicios de cuentas para gastos de salud de First American Bank, sus empleados tendrán acceso a una plataforma en línea fácil de usar, soporte técnico y material educativo para facilitarles el acceso a sus fondos y comprender sus opciones.
Además, nuestra tarjeta de débito de beneficios de servicios de cuentas para gastos de salud. aprueba automáticamente cualquier compra de la FSA en gastos de servicios de salud elegibles cuando se utiliza en comercios con un IIAS (Inventory Information Approval System, sistema de aprobación de información de inventario). Es por eso, que, en promedio, los participantes con una tarjeta de débito de beneficios de los servicios de cuentas para gastos de salud de First American Bank ven el 85 % de sus compras con tarjeta de débito aprobadas automáticamente sin necesidad de presentar documentación adicional. Y en situaciones en las que se requiere más documentación, los empleados pueden cargar fácilmente los documentos a través de la aplicación móvil FAB Health disponible en Apple App Store o en Google Play, o a través de sus cuentas en línea.
¿Le interesa conocer más sobre la justificación de las FSA para su empresa? La siguiente hoja informativa sobre la documentación de la FSA le ayudará a comenzar.
